Pflichtangaben einer Rechnung

1. Wann besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung?

Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er verpflichtet innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Gegenüber privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung grundsätzlich nicht, es sei denn, es geht um Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück.

2. Welche Angaben hat eine Eingangsrechnung zu enthalten?

Die Eingangsrechnung hat folgende Angaben zu enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstige Leistung
• nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag, sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers
• ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers

3. Was sind Kleinbetragsrechnungen und was ist zu beachten?

Kleinbetragsrechnungen sind solche, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt. Diese müssen nur

• den vollständigen Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
• das Entgelt und den Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
• den Steuersatz oder
• im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

enthalten. Diese Vereinfachung gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

4. Welche Besonderheiten gelten für Kleinunternehmer?

Unternehmer, deren Umsatz zzgl. der darauf entfallenden Steuern 22.000,00 EUR im vorangegangenen und 50.000,00 EUR im laufenden Kalenderjahr nicht übersteigt, können die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung anwenden. Dies hat zur Folge, dass sie keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, weil sie hiervon befreit sind. Dennoch sind auch sie Unternehmer, die die beschriebenen Rechnungspflichtangaben genauso beachten müssen, wie steuerpflichtige Unternehmer. Lediglich die Angaben zum Steuerausweis entfallen hier. Zudem ist es empfehlenswert auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinzuweisen, um Beanstandungen des Rechnungsempfängers bei der Rechnungseingangskontrolle zuvor zu kommen.

5. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen?

Der Unternehmer hat von den Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, ein Doppel, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder ein Leistungsempfänger oder Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren, wobei es unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist, diese elektronisch oder bildlich bei Vernichtung der Originalurkunde zu speichern. Bei einem Verstoß können bis zu 5.000,00 Euro Bußgeld verhängt werden.

6. Welche Besonderheiten müssen im Zusammenhang mit den Aufbewahrungsfristen beachtet werden?

Der Unternehmer muss bei elektronisch übermittelten Rechnungen auch Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufbewahren. Privatpersonen sind verpflichtet eine Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage über Leistungen eines Unternehmers im Zusammenhang mit einem Grundstück zwei Jahre lang aufzubewahren. Hierauf ist die Privatperson in der Rechnung hinzuweisen.

7. Welche zusätzlichen Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und sonstigen Gesetzen gibt es?

Weil Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten, wenn sie an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, müssen Kaufleute auch die gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Pflichtangaben in Geschäftsbriefen beachten. Hierbei muss insbesondere angegeben werden:

• durch den Kaufmann die Firma, die Bezeichnung (e.K., e.Kfm., e.Kfr.), der Ort der Niederlassung, das Registergericht und die Handelsregisternummer;
• durch die OHG und die KG die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Handelsregisternummer;
• durch die GmbH die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer, sowie alle Geschäftsführer und ggf. der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen;
• durch die AG die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft, die Handelsregisternummer, sowie alle Vorstandsmitglieder und Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

8. Was kann ich tun, wenn Angaben in der Rechnung unzutreffend sind?

In diesem Fall können Rechnungen berichtigt werden. Durch ein entsprechendes Dokument, das auf die fehlerhafte Rechnung bezogen ist, werden nur die fehlerhaften Angaben korrigiert und keine neue Rechnung erstellt.

9. Wie sieht ein Beispiel einer Rechnung aus?

Stand: 01.08.2019

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