E-Rechnung

Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, zum Versand elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtet. Das sieht die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) vom 6. September 2017 vor. Ausgenommen von der Verpflichtung zur E-Rechnungstellung sind Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro.

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Eine Rechnung als reines PDF-Dokument entspricht diesen Vorgaben demnach nicht.

Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). In Deutschland ist nach der ERechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden. Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard. XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen.

Neben XRechnungen werden auch andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnungen akzeptiert. Hier ist insbesondere ZUGFeRD ab der Version 2.1 zu nennen, wo die strukturierten Daten in einer XML-Datei an einem PDF-Dokument gekoppelt sind. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Anforderungen der ERechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen.

Die Verpflichtung gilt aktuell für Rechnungen, die an Bundesbehörden, an Verfassungsorgane des Bundes (z.B. das Bundesverfassungsgericht) sowie bundesunmittelbare Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts gestellt werden. Neben der Vielzahl an Bundesämtern, Bundesanstalten und Bundesministerien zählen hierzu z. B. auch die Bundeswehr, die Bundesagentur für Arbeit, länderübergreifende Sozialversicherungsträger sowie die Deutsche Rentenversicherung. 

Während die Verpflichtung zur E-Rechnung auf Bundesebene einheitlich festgelegt ist, gelten für öffentliche Auftraggeber in den einzelnen Bundesländern unterschiedliche Regelungen. Eine Übersicht bietet z.B. die Koordinierungsstelle für IT-Standards in der Informationssammlung zum aktuellen Umsetzungsstand (Stand Juli 2021) sowie die Seite e-rechnung.bund.de. Bislang haben nur wenige Bundesländer eine Verpflichtung zur E-Rechnung definiert. In Baden-Württemberg gilt diese z.B. seit dem 1. Januar 2022.

Innerhalb Sachsens gibt es noch keinen Termin für eine verpflichtende Einführung. Unternehmen können jedoch bereits E-Rechnungen einreichen, denn alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundes- und Länderebene sowie in den Kommunen müssen seit April 2020 E-Rechnungen annehmen. Dazu gehören beispielsweise alle Behörden im Freistaat, die Stadt- und Gemeindeverwaltungen, aber auch Universitäten, Landesrundfunkanstalten oder auch die zur Leipziger Gruppe zählenden Stadtwerke, Verkehrsbetriebe, Wasserwerke und Sportbäder.

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung können über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) eingereicht werden. Für die Nutzung der Plattform ist eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforderlich.
https://xrechnung.bund.de 

Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen der Länder stehen verschiedene Plattformen zur Verfügung. Sachsen nutzt zusammen mit anderen Bundesländern eine ähnliche Plattform wie die Bundesverwaltung.
https://xrechnung-bdr.de

Für die Rechnungstellung selbst stehen mehrere Optionen zur Verfügung:

• Versand von E-Rechnungen direkt aus dem eigenen IT-System über verschiedene Übertragungskanäle (E-Mail, De-Mail oder Webservice)
• manueller Upload einer vorab erstellten E-Rechnung auf der Plattform
• Weberfassung der Rechnungsdaten mittels Eingabemaske für Rechnungsteller, die keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder wo der Standard nicht unterstützt wird. Auf der Plattform wird eine XRechnung erzeugt, die nach dem Versand heruntergeladen und archiviert werden kann. Die Plattform stellt jedoch kein revisionssicheres Archiv bereit.

Um eine E-Rechnung korrekt adressieren zu können, wird der Rechnungsempfänger durch eine Leitweg-ID eindeutig identifiziert. Sie ist damit eine Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung. Die Leitweg-ID wird dem Auftragnehmer bei einer Bestellung übermittelt.

Die Vorteile von E-Rechnungen gegenüber papierbasierter Rechnungsstellung sind naheliegend. Der Wegfall von Druckarbeiten und Postversand spart Zeit und Geld. So nutzen bereits viele Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen elektronisch als PDF-Dokument zu verschicken. E-Rechnungen mit einem strukturierten Datensatz bieten zudem den entscheidenden Vorteil der Maschinenlesbarkeit, was den Prozess der Rechnungsbearbeitung in der Buchhaltungssoftware vereinfacht und verkürzt. Außerdem können Fehler vermieden werden. Diese Vorteile gelten nicht nur für den Versand an öffentliche Auftraggeber, sondern auch für andere Geschäftskunden und für den eigenen Rechnungsempfang.

Umfassende Informationen zum Thema E-Rechnung in der Bundesverwaltung für Rechnungsteller und Softwareherstellter:
www.e-rechnung-bund.de

Über den Standard XRechnung informiert die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): 
www.xoev.de

Allgemeine Fragen zur E-Rechnung:
erechnung.bundnoSpam@nortal.com

Kontakt für Rechnungssteller:
sendersupport-xrechnungnoSpam@bdr.de

Supporthotline: 030 2598 4436