Notfallhandbuch

Direkt zu

Warum ein Notfall-Handbuch?
1. Vorbereitung – erste Schritte zum Notfall-Handbuch
2. Weisungen, Vollmachten und Verfügungen
3. Umgang mit dem Notfall-Handbuch
4. Checklisten Betriebliches Notfallhandbuch in der Druckversion
5. Checklisten Privates Notfallhandbuch in der Druckversion
Impressum

Kontaktperson

Warum ein Notfall-Handbuch?

Viele Unternehmer wissen längst, wie wichtig es sein kann, Vorkehrungen für den eigenen Ausfall zu treffen. Dennoch ist die Bereitschaft, sich mit diesem Thema intensiv auseinanderzusetzen, oftmals nur gering.

Der Grund hierfür liegt auf der Hand: Ausgangspunkt aller Überlegungen sind unangenehme Gedankenspiele, die die eigene Person betreffen. Was würde passieren, wenn ich als Chef* plötzlich durch Krankheit oder Unfall für längere Zeit ausfalle? Was würde jetzt geschehen, wenn ich als Firmenlenker vor zwei Wochen gestorben wäre? Könnte das Unternehmen ohne mich fortbestehen und die Arbeitsplätze erhalten bleiben? Wäre meine Familie wirtschaftlich ausreichend abgesichert?

Viel zu oft werden diese Gedanken verdrängt. Wer rechnet schon gern mit dem Schlimmsten? Viele Unternehmen haben genau deshalb keine ausreichende Notfallvorsorge. Doch Unglücke passieren – naturgemäß – unvorbereitet und aus heiterem Himmel. Unfälle oder Krankheiten lassen sich in aller
Regel nicht vorhersagen. Wer kann und soll sich bei einem solchen Schicksalsschlag um das Unternehmen kümmern? Wer nimmt vorübergehend oder dauerhaft die wichtigsten Aufgaben wahr? Es besteht die Gefahr, dass ohne entsprechende Vorbereitungen alle Räder stillstehen.

Dabei kann das Unternehmen mit der richtigen Strategie und einigen praktischen Schritten wirksam abgesichert werden. Um den Betrieb also vor unnötigem Schaden zu bewahren, sollte es einen Notfallplan geben.

Das Notfall-Handbuch soll Anregung, Orientierung und Werkzeug zugleich sein, die wichtigsten Regelungen konkret umzusetzen.

Ihre Industrie- und Handelskammer zu Leipzig

1. Vorbereitung – erste Schritte zum Notfall-Handbuch

Wer nicht frühzeitig zu Lebzeiten vorsorgt, gefährdet im Notfall das Überleben des Unternehmens. Um eine ausreichende Vorsorge zu treffen, sollte Klarheit über grundsätzliche Überlegungen bestehen: Wie soll die Zukunft des Unternehmens aussehen? Welche Interessen verfolgt der Unternehmer? Welche familiären und unternehmerischen Ziele sollen erreicht werden?

Daran anknüpfend stellt sich die Frage, ob sich diese Vorstellungen in vertraglichen Regelungen, wie zum Beispiel Ehevertrag, Erbvertrag, Testament oder Gesellschaftsvertrag eindeutig widerspiegeln? Oder gibt es Anpassungsbedarf? Und welche Regelungen würden im Notfall eintreten, wenn die für die
individuelle Lebenssituation des Unternehmers relevanten Verträge noch nicht existieren? Zur Prüfung, Beratung und Ausgestaltung empfiehlt es sich dringend, den Rat eines Anwalts und/oder Notars einzuholen.

Bei der Ausgestaltung des Regelwerks sollten folgende Überlegungen auf jeden Fall auf den Prüfstand gestellt werden:

• Wer könnte im Notfall vorübergehend oder dauerhaft das Unternehmen weiterführen?
• Gibt es einen Familienangehörigen, einen Mitarbeiter oder einen Externen, der diese Funktion vertrauensvoll wahrnehmen könnte?
• Muss eventuell die Unternehmensführung auf mehrere Personen verteilt werden?
• Wer weiß über aktuell anstehende Aufträge Bescheid? Wer kennt die Kunden? Wer die Lieferanten? Wer ist mit den wichtigsten Projekten vertraut?
• Wer hat Bankvollmachten? Gibt es Personen, die schon einen Überblick über die Konten haben? Wer kennt die entsprechenden Passwörter vom PC oder Codes? Wer kommt an Schlüssel heran?
• Steht ein Unternehmensnachfolger bereit? Muss er eingearbeitet werden?
  Oder kann in der Übergangszeit auch ein anderer das Unternehmen führen?
• Gibt es im Unternehmen einen Beirat? Soll ein solches Gremium eingerichtet werden?
• Ist ausreichende Vorsorge für den Lebenspartner und für die Kinder getroffen worden?
• Gibt es mehrere Erben und müsste das Unternehmen auf sie aufgeteilt werden?
• Ist ausreichendes Vermögen vorhanden, um Pflichtteilsansprüche der Erben zu befriedigen?
• Gibt es schon Regelungen, wie das Vermögen aufgeteilt wird? Sollten Pflichtteilverzichte mit möglichen Erben besprochen werden?
• Wie hoch kann die anfallende Erbschaftsteuer sein? Entzieht sie dem Unternehmen wichtige Liquidität? Wie kann vorgesorgt werden?

Darüber hinaus sind weitere Punkte individuell zu klären. Dabei ist es sinnvoll, Familienangehörige und Mitarbeiter, die in den Notfallplan eingebunden werden sollen, bei der Ausgestaltung einzubeziehen, zumindest aber diese Personen über die Existenz des Notfall-Handbuchs zu informieren.

2. Weisungen, Vollmachten und Verfügungen

Weisungen und Vollmachten

Für den Fall, dass Sie über einen kürzeren Zeitraum oder dauerhaft nicht handlungsfähig sind, sollten geeignete Vertrauenspersonen, die die Geschäfte weiterführen, benannt werden. Sie werden die Geschäftsführung übernehmen, bis Sie wieder „an Bord“ sind oder ein Nachfolger eingearbeitet ist. Diese Vertrauenspersonen sollten mit den notwendigen Vollmachten ausgestattet sein. Dies kann durch die zeitlich befristete Erteilung von Vollmachten geschehen oder mit der Erteilung von Prokura.

Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist es notwendig, eine Vertrauensperson zu benennen, die die Gesellschafterrechte in der Gesellschafterversammlung ausübt. Damit die Person handlungsfähig ist, muss sie mit den notwendigen Stimmrechtsvollmachten ausgestattet sein.

Da bei der Erteilung der Prokura oder von Vollmachten eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen gelten, sollten Sie auch einen Rechtsanwalt zur Beratung hinzuziehen.

Sofern (derzeit) keine Prokura oder Handlungsvollmacht erteilt wird, sollte die notwendige Generalvollmacht oder die Geschäftsvollmacht im Notfall-Handbuch oder an einem anderen sicheren Ort hinterlegt werden.

Das betrifft selbstverständlich auch die private Ebene, denn solange ein Erbe (auch der Ehepartner) einen Erbschein oder ein Testament nicht vorlegen kann, ist er auch nicht berechtigt, zu handeln. Bei einer GmbH können sich somit die Erben auch nicht als Geschäftsführer bestellen.

Verfügungen im privaten Bereich

Auch im privaten Bereich ist Vorsorge zu treffen. Es ist die Handlungsfähigkeit der Familie zu sichern. Das gilt nicht nur für einen Todesfall, sondern auch für schwere Krankheiten oder Unfälle, die zur Geschäftsunfähigkeit führen. Hier können Patientenverfügungen und Betreuungsvollmachten eine
nützliche Hilfe für die Angehörigen darstellen.

Achten Sie darauf, dass diese Verfügungen und Vollmachten nicht nur in einem Testament Berücksichtigung finden. Werden die Angaben nur dort gemacht, werden sie auch erst bei der Testamentseröffnung bekannt. Das kann in vielen Fällen zu spät sein. Es empfiehlt sich, auch hier den Rat eines Rechtsanwalts/Notars einzuholen.

Erläuterung wichtiger Begriffe (www.bmj.de)

• Mit der Vorsorgevollmacht kann man einer anderen Person die Wahrnehmung einzelner oder aller Angelegenheiten für den Fall übertragen, dass man die Fähigkeit, selbst zu entscheiden, einbüßt. Der Bevollmächtigte kann dann handeln, ohne dass es weiterer Maßnahmen bedarf. Das Gericht wird nur eingeschaltet, wenn es zur Kontrolle des Bevollmächtigten erforderlich ist. Die Vorsorgevollmacht ermöglicht so ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit.
   
• Mit der Betreuungsverfügung kann jeder schon im Voraus festlegen, wen das Gericht als Betreuer bestellen soll, wenn es ohne rechtliche Betreuung nicht mehr weitergeht. Genauso kann bestimmt werden, wer auf keinen Fall als Betreuer in Frage kommt. Möglich sind auch inhaltliche Vorgaben für den Betreuer, etwa welche Wünsche und Gewohnheiten respektiert werden sollen oder ob im Pflegefall Betreuung zu Hause oder im Pflegeheim gewünscht wird.

• In der Patientenverfügung kann man vorab über das Ob und Wie medizinischer Maßnahmen entscheiden.
  Wer nicht möchte, dass andere über die medizinische Behandlung entscheiden, wenn man selbst dazu nicht mehr in der Lage ist, kann festlegen, ob bei konkret beschriebenen Krankheitszuständen bestimmte medizinische Maßnahmen gewünscht oder nicht gewünscht sind.

Weitere interessante Informationen hält die Internetseite des Bundesministeriums der Justiz (www.bmj.de) bereit. Hier können auch Broschüren zu diesem Thema angefordert werden.

3. Umgang mit dem Notfall-Handbuch

Alle Maßnahmen und Hinweise eines Notfallplans sind schriftlich festzuhalten. Das Notfall-Handbuch kann dabei als „roter Faden“ genutzt werden.

Sie können die einzelnen Seiten direkt im PDF ausfüllen und speichern. Da diese Datei nicht barrierefrei ist, wurde sie nicht direkt auf unserer Website eingebunden. Wir senden Ihnen die Datei gern per Mail zu.  HANDBUCH ANFRAGEN

Wir empfehlen Ihnen, die Seiten auszudrucken und zusammen mit allen notwendigen jeweils dazugehörigen Unterlagen abzuheften. Sie können auf den ausgefüllten Seiten des Notfall-Handbuchs auch vermerken, wo sich die ergänzenden Unterlagen befinden (siehe „Weitere persönliche Hinweise“). 

Es ist sinnvoll, die Unterlagen laufend zu aktualisieren und mindestens jährlich zu überprüfen. Das gilt insbesondere für alle Adressen, Passwörter, Stellvertreterregelungen, Vordrucke und Ähnliches.

Das Handbuch umfasst eine Vielzahl von Themen und ist daher recht umfangreich. Dies eröffnet Ihnen aber die Möglichkeit, Ihr eigenes individuelles Notfall-Handbuch zusammenzustellen.

Nehmen Sie sich bitte die erforderliche Zeit für die Erstellung und Pflege des Notfall-Handbuchs. Sprechen Sie bitte die einzelnen Positionen mit den verantwortlichen Mitarbeitern und der Familie durch. Es ist wichtig, dass Ihre Vertrauenspersonen wissen, wo sich Ihr Notfall-Ordner befindet.
Da hier sensible Daten gebündelt sind, empfiehlt sich ein sicherer Ort wie ein Bankschließfach oder die Übergabe des Ordners an Ihren Rechtsanwalt oder Notar.

4. Checklisten Betriebliches Notfallhandbuch in der Druckversion

Die Druckversion des Betrieblichen Notfallhandbuches für Unternehmen, das wir Ihnen gern per Mail senden, wurde von der Handelskammer Hamburg erstellt und enthält Checklisten zu folgenden Themen:

Gern senden wir Ihnen das Betriebliche Notfallhandbuch einschließlich der Checklisten als PDF-Datei per Mail zu.
ANFRAGEN

5. Checklisten Privates Notfallhandbuch in der Druckversion

Die Druckversion des Privaten Notfallhandbuches für Unternehmen, das wir Ihnen gern per Mail senden, wurde von der Handelskammer Hamburg erstellt und enthält Checklisten zu folgenden Themen:

Gern senden wir Ihnen das Private Notfallhandbuch einschließlich der Checklisten als PDF-Datei per Mail zu.
ANFRAGEN

Auszug aus dem Impressum der Druckversion:

Stand: November 2014
Herausgeber: Handelskammer Hamburg
Autoren: Dipl.-Betriebswirt André Berude, IHK Arnsberg, Dipl.-Kauffrau Doreen Hotze, Handelskammer Hamburg, Dipl.-Volkswirt Thomas Mikulsky, IHK Ostwestfalen zu Bielefeld, Michael Rammrath, IHK Arnsberg
Redaktionelles Team: Christoph Herting, IHK Hamburg, Tanja Kinstle, IHK Köln, Jana Pintz, IHK Berlin, Susanne Schmitt-Wollschläger, IHK Berlin, Reinhard Schulten, IHK Nord Westfalen