Aufbewahrungsfristen

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Beide Vorschriften entsprechen sich weitestgehend.

In der Praxis kommt den steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen die größte Bedeutung zu. Nach § 147 AO sind danach aufzubewahren:

6 Jahre

Empfangene Handels- oder Geschäftsbücher, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich jedoch dann verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Im Einzelnen wird der Ablauf der Festsetzungsfrist durch einen der folgenden Sachverhalte gehemmt:

  • begonnene Außenprüfung
  • vorläufige Steuerfestsetzung
  • anhängige steuer-/straf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse oder die Konzernabschlüsse aufgestellt sind, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen.

Die Unterlagen müssen nur im Ausnahmefall im Original aufbewahrt werden. Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse können alle Unterlagen auch auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern gespeichert und aufbewahrt werden.

10 Jahre

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Die Aufbewahrungsfrist für die Buchungsbelege ist seit dem Steueränderungsgesetz 1998 von bisher 6 Jahre auf 10 Jahre verlängert worden. Zu den Buchungsbelegen gehören insbesondere:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Quittungen
  • Auftragszettel
  • Warenbestandsaufnahme
  • Bankauszüge
  • Betriebskostenabrechnungen
  • Bewertungsunterlagen
  • Buchungsanweisungen
  • Gehaltslisten
  • Kassenberichte
  • Portokassenbücher
  • Prozessakten

Ansprechpartner

Consulting Steuern

Andrea Schäfer

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