Häufige gestellte Fragen in Zeiten von Corona – Gibt es eine Briefkastenpflicht?

Recht und Steuern

15.02.2021

Gibt es eine Briefkastenpflicht für Gewerbetreibende und was müssen Unternehmen, gerade in Corona-Zeiten, beachten, wenn es um ihre postalische Erreichbarkeit geht?

Jeder Gewerbetreibende ist dazu verpflichtet, beim Gewerbeamt die Anschrift seiner Betriebsstätte anzugeben. Ob sich dort aber ein Briefkasten befindet oder jemand Post entgegennimmt, ist damit noch nicht gesichert. Beispielsweise Imbissstände haben keinen Briefkasten und sind außerhalb der Öffnungszeiten nicht in der Lage, Post zu empfangen.

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlich geregelte Pflicht einen Briefkasten aufzustellen. Ist ein Gewerbetreibender postalisch nicht zu erreichen, wirkt sich das jedoch zu seinen Lasten aus. Wenn jemand am Rechtsverkehr teilnimmt und insbesondere in seinen Geschäftsbriefen eine Anschrift angibt, muss er damit rechnen, dass ihn jemand hierüber kontaktieren möchte. Er hat daher dafür zu sorgen, dass ihn Schriftstücke erreichen können. Im Falle der schuldhaften Verletzung dieser Pflicht kann sogar der Zugang einer Erklärung fingiert werden. Die in dem Schreiben enthaltenen Erklärungen entfalten dann ohne die Kenntnis des Unternehmers hiervon ihre Wirkung. Dies sollte unbedingt vermieden werden. Selbst wenn diese Fiktion im konkreten Fall nicht eingreifen sollte, gehen Ihnen wichtige Informationen verloren und Sie begeben sich in unsichere juristische Fragen.

Schließlich kommt für den Absender sogar die öffentliche Zustellung in Betracht.  Dann gilt das Schriftstück ebenfalls ohne Kenntnis als zugegangen. Allerdings ist dies an einige Voraussetzungen geknüpft. So muss der Versender z. B. Nachforschungen zum Aufenthaltsort der unbekannt verzogenen Person anstellen (beispielsweise durch Vorlage einer ergebnislosen Auskunft des Einwohnermeldeamts).

Richten Sie daher einen gut sichtbaren Briefkasten ein, der auch Namen des Gewerbetreibenden korrekt und vollständig wiedergibt, oder weisen Sie zumindest darauf hin, wo die Post übergeben werden kann. Gegebenenfalls haben Sie einen Nachbarn, der die Post annimmt und Ihnen zeitnah übergibt.

 

Gibt es differenzierte Anforderungen an Einzelgewerbetreibende und Unternehmen, die im Handelsregister (z. B. GmbHs) eingetragen sind?

GmbHs haben bereits bei der Anmeldung zum Handelsregister eine inländische Geschäftsanschrift anzugeben, an die förmliche Zustellungen möglich sind. Damit ist zwingend die Bereitstellung eines Briefkastens oder einer ähnlichen Vorrichtung zu gewährleisten. Ist beides nicht vorhanden, kann die Zustellung durch Niederlegung fingiert werden.

Darüber hinaus sieht das Gesetz bei Kapitalgesellschaften eine Verschärfung vor. Nach § 15a HGB in Verbindung mit § 185 Nr. 2 ZPO ist eine öffentliche Zustellung unter einfacheren Voraussetzungen möglich als für andere Personen, da diese auch dann zulässig ist, wenn der Absender keine andere Anschrift kennt. Er muss also gerade keine besonderen Erkundigungen zur Erreichbarkeit der Gesellschaft einziehen.

Um all das zu vermeiden, kann die Gesellschaft freiwillig eine Person zum Handelsregister anmelden, die für Willenserklärungen und Zustellungen an diese im Inland empfangsberechtigt ist.

Für Gesellschaften und Personen, die im Handelsregister unter Abteilung A (d. h. dem Register für Personengesellschaften) eingetragen sind, ist die Angabe der Geschäftsanschrift/ -räume zwar ebenfalls verpflichtend, für sie gelten jedoch nur die unter 1) genannten Regeln zur öffentlichen Zustellung.

 

Was müssen die Unternehmen insgesamt beachten?

Ratsam sind die Errichtung eines Briefkastens und auch die regelmäßige Nachschau. Auch auf eine richtige Beschriftung sollte geachtet werden.

Denn für den Zugang einer Erklärung ist es unerheblich, ob man den eingelegten Brief tatsächlich gelesen hat. Die bloße Möglichkeit reicht aus. Daher ist eine regelmäßige Überprüfung des Briefkastens, wenn er vorhanden ist, dringend erforderlich. Es ist auch unerheblich, ob aufgrund der Pandemie das Geschäft derzeit geschlossen ist.

Wenn ein Unternehmen keinen Briefkasten besitzt, sollte dringend regelmäßig nach öffentlichen Zustellungen geschaut werden. Diese sind am Amtsgericht zu finden. Das zuständige Gericht ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk sich die eingetragene inländische Geschäftsanschrift der Gesellschaft befindet (vgl. § 15a HGB).

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Foto von Uwe Bock - Mitarbeiter Wirtschaftsrecht und Geschäftsfeldmanager Recht und Steuern
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Uwe Bock

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